9. Tétel

 

Cégénél azt a feladatot kapja, hogy telefonon tárgyalási időpontot egyeztessen egy Önnel azonos pozícióban lévő üzleti partnerével. Ismertesse a telefonálás során betartandó udvariassági szabályokat, a tárgyalás előkészítését magyar nyelven! Folytassa le a telefonbeszélgetést idegen nyelven!

Információ tartalom vázlata

-           Telefonon történő egyeztetés

-           Szabályok telefonhívás esetén

-           Üzleti tárgyalások előkészítése

Telefonálás szabályai

1.      Köszönés, bemutatkozás és a hívás céljának megadása

2.      munkahely nevét valamint a hívó beosztását is meg kell adni, ha onnan keressük a partnert,

3.      ha valakinek a megbízásából híjuk a partnert, akkor a megbízást adó személy nevét és hivatali beosztását is meg kell adnunk

4.      a hívott fél is bemondja ugyanezeket az adatokat

Figyelni:

-           normál hangerővel beszéljünk

-          mindig kérdezzük meg, hogy alkalmas időben telefonálunk-e, ha nem, akkor egyezzünk meg a hívott féllel, hogy milyen időpontban hívjuk vissza, amely már alkalmas lesz számára

-          ha visszahívást ígérünk a partnernek, akkor ezt a megadott időpontban teljesíteni is kell

-          lassan, nyugodtan, érthetően beszéljünk

-           előre tervezzük el, mit fogunk mondani

-          menet közben is készítsünk feljegyzést

-          ha valamit nem értünk kérdezzünk rá vissza

-          a beszélgetés végén foglaljuk össze a megbeszélteket

-           vigyázat, a köhögés és krákogás sokkal hangosabb a telefonban, ezért zavarhatja a hívott felet

-           hagyjuk addig csöngeni, a telefont, hogy legyen ideje felvenni a hívott félnek

-           reggel nyolc óra előtt és este nyolc óra után nem illik telefonálni (kivéve, ha erre a hívott fél előre felhatalmazást ad)

-           elköszönést a hívó félnek illik kezdeményeznie

-          ha a telefonbeszélgetés rögzítésre kerül, akkor ezt közölni kell a hívott féllel

-          a mobil telefon használatára is vonatkoznak az általános telefonálási szabályok, kiegészítve néhány speciális előírással

-          járműveken nem illik telefonálni (vagy csak nagyon halkan és röviden tegyük ezt)

-          intézményekben, főleg ha ezt jelzik is ne használjuk a készüléket

-          tárgyalások, megbeszélések esetében előre tisztázzuk, hogy használhatjuk-e a készüléket vagy sem, vagy milyen korlátozásokkal

-          környezetünket ne zavarjuk, ezért ha olyan helyen tartózkodunk (nagyobb tömeg, zsúfolt terület) akkor halkítsuk le a készüléket

Tárgyalás:

olyan kölcsönös tevékenység, kommunikáció, amelynek a célja egy (vitatott) ügy szabad beleegyezésen alapuló elintézése

-          a tárgyalás kölcsönös információcserében, azaz folyamatos kommunikáción keresztül valósul meg

-          a konfliktus a tárgyalás része, amelyben általában két vagy több érdek ütközik

-          a tárgyalás menete függ attól, hogy kik a tárgyalófelek

-          a tárgyalás fontos része a stratégia és a taktika

Tárgyalásra való felkészülés:

-           pontos feladat kijelölés

-          hatáskörök egyértelmű tisztázása

-          a tárgyalás alatti együttműködés meghatározása

-          jó helyzetmegítélés

-          megfelelő mennyiségű és minőségű információ beszerzése (a tárgyalást megelőző periódusban és a tárgyalás menete alatt is)

-          taktika kidolgozása

-          stratégia kidolgozása

-          a tárgyalás menete alatti helyzetfelmérés és elemzés meghatározása, felelősök kijelölése

Tárgyalás előkészítése

Személyi feltételei:

-          függ a tárgyaló személyek, személyiségétől

-          a felek kommunikációs készségeitől

-          a felek szakmai felkészültségétől

-          a szakterületen eltöltött időtől

-          elhivatottságától

-          tárgyalási rutinjától

-          a felek stressz tűrő képességétől

-          kockázatvállalás

-          felelősség vállalás

-          határozottság

-          döntőképesség

-          becsvágy

-          emberi méltóság

-          önismeret

-          alkalmazkodási készség

-          kompromisszum készség

-          vállalkozási hajlam

-           

Tárgyalás tárgyi feltételei:

a tárgyalások legeredményesebben és legzavartalanabbul a külön erre a célra kialakított tárgyalóhelyiségekben folytathatók le

-          jó megvilágítás (lehetőleg természetes fény)

-          tágas legyen

-          jól szellőztethető

-          célszerű, praktikus, kényelmes berendezési tárgyak és elrendezésük (a funkcionalitás figyelembevételével)

-          színek, formák, kiegészítők harmóniája

-          technikai eszközök

-          vendéglátás feltételeinek biztosítása

-          személyzeti tényezők biztosítása (műszak, titkárság, irodavezető, vendéglátás)

Információ gyűjtés:

-          az országról

-          a vállalatról (a vállalkozásról9

-          tárgyaló partnerről

1.      Országról

-          GDP nagysága

-          nemzeti jövedelem növekedési üteme

-          populáció

-          1 főre jutó nemzeti jövedelem

-          1 főre jutó jövedelem

-          jövedelemelosztás rendszere

-          mezőgazdaság, ipar, kereskedelem, infrastruktúra helyzete

-          gazdasági stabilitás

-          export – import orientáció

-          kereskedelmi mérleg

-          fizetési mérleg

-          van-e függőségi helyzete a külföldi tőkével szemben

-          adósságterhek, adósság törlesztés

-          devizatartalékok

-          konvertibilitás

-          árfolyam

-          költségvetés helyzete

-          infláció

-          árak

-          invesztíciók és innovációk helyzete

-          infrastruktúra helyzete

-          vámrendszer

2.      Politika

-          állam és kormányforma

-          politikai rendszer stabilitása

-          kapcsolatok a szomszédos országokkal

-          ellenzék helyzete

-          kormány és a belpolitikai helyzet stabilitása

-          kisebbségi politika

-          külföldi tőkebefektetések helyzete

-          privatizációs biztonság

-          katonai vagy gazdasági tömbhöz való tartozás

3.      Államigazgatási tényezők

-          van-e bürokrácia

-          korrupció jelen van-e, jellemző, foka

-          bíróságok függetlensége

-          jogi szabályozottság mértéke

-          az egyes hatóságok szerepei

4.      Földrajzi tényezők

-          szállítók, fogyasztók földrajzi közelsége

-          exportpiacok közelsége

-          nyersanyagok vannak-e, megközelíthetőségük

-          belső piac földrajzi megosztása

-          éghajlati viszonyok

5.      Adótényezők

-          általános adómorál

-          adófajták

-          import-exportvámok

-          adóhivatalnokok becsületessége, megvesztegethetősége

-          hosszú távú adózási tendenciák

-          külföldről származó jövedelmek megadóztatása

-          devalváció

-          vám és adó – visszatérítések rendszere

-          áthúzódó veszteségek

-          adóegyezmények

6.      Finanszírozási tényezők

-          helyi bankrendszer, forrásai

-          helyi és külföldi kölcsönfelvétel szabályozottsága

-          kormány- segélykölcsönök

-          külföldi forrásból származó kölcsönök elérhetősége

-          beruházási garanciák

7.      Egyéb üzleti tényezők

-          általános üzleti morál

-          piaci és verseny helyzet

-          értékesítési csatornák

-          kereskedelmi társulások léte, hatékonyságuk

-          hatóságok szerepe, velük való kapcsolattartás

-          adminisztratív eljárások szintje, hatékonyságuk

8.      A vállalatról – vállalkozásról

-          cég helyzet a piacon és a szakmában

-          szervezete

-          jogi keretei

-          kapcsolatai más vállalatokkal

-          konkurencia helyzete, befolyása

-          termékei

-          üzletpolitikája

-          partnerköre

-          fejlesztési elképzelések

-          likviditás

-          eredményességi mutatók

9.      Tárgyaló partnerről

-          hovatartozása, gondolkodásmódja (esetleg ismert) szokásai

-          rangja, beosztása

-          hatásköre

-          kapcsolatai

-          neme, életkora

-          döntésképes-e

-          tárgyalási stílusa, vérmérséklete, emberi jellemvonásai

-          velünk szemben fennálló kapcsolatai

-          vannak-e előítéletei

-          hűség, szimpátia kérdése más szállítókkal szemben

-          előrelátható akadályok

-          új áruk bevezetésével járó bizonytalanságok

-          időtényező

El kell készítenünk a tárgyalási tervünket.

Ebben a tervben kerül meghatározásra, hogy melyek azok a témák, amelyeket a tárgyalás során meg akarunk vitatni.

Az egyes problémákkal kapcsolatos célok meghatározását követően a rendelkezésre álló idő, a partner ismerete alapján- el kell döntenünk, milyen stratégiát követünk a tárgyalás folyamán és a stratégia alapján fel kell állítani a célok elérését legjobban támogató célrendszert.

Témák meghatározása, információgyűjtés
A tárgyalás előkészítésének első lépéseként meg kell határozni azokat a témákat, amelyekről egyeztetni kívánunk.

Az egyes témáknál tisztáznunk kell a kiindulási helyzetet, azaz, hogy mi történt, hogyan jelenik meg a probléma, kiket érint, stb.

Ebben a részben lényegre törően és tényszerűen össze kell foglalnunk a történteket, a történések okait, valamint hatásait.

Ezt követően kell meghatároznunk, hogy mit tartunk sérelmesnek, megváltoztatandónak az ügyben és miért.

 
A tárgyalás előkészítésének ezen fázisában feladatunk a megvitatandó témákhoz kötődő információk összegyűjtése. Például meg kell tudnunk, hogy kinek jó, hogy létezik az adott probléma (ellenérdekeltek), próbálták-e már mások megoldani a problémát, ha igen miért nem sikerült nekik, hasonló problémát mások oldottak-e meg már sikeresen, kik segíthetnének a legkönnyebben a probléma megoldásában, hogyan lehetne szövetségeseket szereznünk a megoldáshoz stb.
A megszerzett információk csoportosítása és értékelése után tudjuk meghatározni különböző szempontok alapján a tárgyalandó témák sorrendjét.

Célmeghatározás, érvrendszer felépítése

A tárgyalások célja nem más, mint az eredendően meglévő konfliktusok feloldása, hiszen, ha nincs konfliktus, érdekellentét, akkor nincs miről tárgyalni.

Ennek az ellentétnek a megléte miatt a tárgyalás talán az a formája a kommunikációnak, amely leginkább próbára teszi a résztvevők képességeit.
A felkészülés során feladatunk tisztázni, hogy mi a célunk, mit is akarunk elérni, mi az a megoldási mód, amit elfogadhatónak tartunk, másképpen fogalmazva mikor tekintjük a problémánkat megoldottnak.

A pontos célmeghatározás a sikeres tárgyalás alapköve.

 Ahhoz, hogy később egyértelműen el tudjuk dönteni, elértük-e amit akartunk konkrét, mérhető célokat kell meghatároznunk.
A célunk megfogalmazásánál meg kell határozni az optimális célt (azt amikor minden elképzelésünk teljesül) és a minimum célt (azt amit még végső alkuként el tudunk fogadni megoldásnak).

A kétfajta cél között lévő különbség adja a tárgyalóknak azt a mozgásteret, amit a tárgyalás során felmerülő alkuban használhatnak.

 Ezeknek a kérdéseknek a tisztázása adja meg a tárgyalásban résztvevők felhatalmazását (mandátumát).
Itt tudjunk meghatározni, hogy az elvárásainknak melyek azok a részei, amelyeket követelni (ami jog szerint megillet bennünket) és melyek azok, amelyeket kérni tudunk.

A célokat, a követeléseket és kéréseket a rendelkezésre álló információk alapján tudjuk alátámasztani a megoldás eléréshez szükséges érvekkel, érvrendszerrel.

Az érvelés pontos meghatározásához azonban ismernünk kell a tárgyalási stratégiánkat

Oldal: 9.
Ide írhatod a honlap főcímét, ami legfeljebb 75 karakter lehet! - © 2008 - 2024 - csilladraga.hupont.hu

A HuPont.hu ingyen honlap készítő az Ön számára is használható! A saját honlapok itt: Ingyen honlap!

ÁSZF | Adatvédelmi Nyilatkozat